Zu den Hauptaufgaben des Kreisarchivs gehören neben der Sicherung, Übernahme, Bewertung und Erschließung von archivwürdigen, schriftlichen, digitalen und audiovisuellen Überlieferungen des Landkreises Erzgebirgskreis und dessen Vorgängerbehörden auch die Nutzbarmachung und Auswertung der Bestände.
Das Kreisarchiv des Erzgebirgskreises ist die Fachbehörde für das Archivwesen im Landkreis und zugleich Dienstleister für Bürger, Verwaltung und Forschung.
Das Kreisarchiv bildet das Gedächtnis des Landkreises.
Die Identität des Landkreises wird bewahrt, indem die Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns und Rechtssicherheit gewährleistet wird.
Alle Unterlagen im Kreisarchiv werden erschlossen und Berechtigten zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter des Kreisarchivs wirken beratend und unterstützend bei Aktenführung, Datenverwaltung und in archivfachlichen Fragen.
Erschließung
Auf der Grundlage des Sächsischen Archivgesetzes und der Archivsatzung des Kreisarchivs bieten die Behörden des Landkreises ihre nicht mehr benötigten Unterlagen dem Kreisarchiv des Erzgebirgskreises an, wenn ihre Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und kein Rückgriff mehr erfolgt.
Nachdem das Kreisarchiv das angebotene Schriftgut nach archivfachlichen Kriterien bewertet hat, wird dieses für die Benutzung erschlossen. Die Erschließung hat die Aufgabe, bewertetes Schriftgut und Archivgut so zu ordnen und zu verzeichnen, dass es effektiv für historische Zwecke genutzt werden kann. Im Kreisarchiv des Erzgebirgskreises werden daher Findhilfsmittel in unterschiedlicher Art und Ausführlichkeit erstellt. Dazu gehören Findkarteien und Findbücher in analoger und digitaler Form.
In den Findhilfsmitteln werden alle Unterlagen eines Bestandes unter Angabe von Signatur, zeitlichem Umfang, Titel und ggf. Enthält-Vermerken geordnet aufgelistet.
Bestandsübersichten und Findhilfsmittel des Kreisarchivs Erzgebirgskreis sollen dem Benutzer sowohl allgemeine Bestandsinformationen liefern, als auch gezielt Akten, Karten, Urkunden und sonstiges Archivgut recherchierbar machen.
Bestandserhaltung
Zu den Grundaufgaben archivarischer Tätigkeit zählt ebenso die Bestandserhaltung mit allen theoretischen Kenntnissen und praktischen Möglichkeiten. Die Bestandserhaltung umfasst alle Maßnahmen, die der dauerhaften Sicherung und Erhaltung des Archivguts dienen. Zu den Aufgaben der Bestandserhaltung gehört, Grundsätze für die Errichtung und Einrichtung von Archivgebäuden zu erarbeiten und in die Praxis umzusetzen und die fachgerechte Aufbewahrung des Schrift- und Archivgutes in den Magazinen zu gewährleisten. Dementsprechend sind die Magazine im Kreisarchiv mit Klimaanlagen ausgestattet, um eine gleichbleibende Temperatur von 15-18°C und eine relative Luftfeuchte von 55-60% konstant zu halten.
Die Bestandserhaltung befasst sich außerdem mit Problemen beim Transport von Archivgut, mit der Anfertigung von Reprografien und der Konservierung / Restaurierung.
Benutzung
© Pressestelle Landratsamt Erzgebirgskreis
Kreisarchiv Erzgebirgskreis, Besucherraum
Die Benutzung, d.h. die Bereitstellung der verwahrten Unterlagen für die Nutzer zählt zu den wichtigsten Aufgaben des Kreisarchivs des Erzgebirgskreises.
Jedermann, der ein berechtigtes Interesse nachweisen kann, hat die Möglichkeit, nach Voranmeldung Einsicht in die Bestände des Kreisarchivs zu nehmen.
Zu beachten ist jedoch, dass dieses Recht nach § 9 Abs. 2 des Sächsischen Archivgesetzes eingeschränkt oder versagt werden kann. Insbesondere bei Archivgut, welches ursprünglich nicht für die Öffentlichkeit geschaffen wurde und aus Gründen des Datenschutzes frühestens 30 Jahre nach dessen Entstehung benutzbar ist. Besonders empfindliches, geschädigtes und gefährdetes Archivgut kann gesperrt werden. Wegen des Erhaltungszustandes von Akten und Urkunden dürfen diese nur im Einzelfall kopiert werden.
Wir empfehlen Ihnen für Ihren ersten Besuch im Kreisarchiv im Vorab einen Termin zu vereinbaren, um für Sie einen Benutzerplatz zu reservieren und gegebenfalls eine Vorrecherche durchführen zu können. Für die historischen Bestände des Altkreises Aue-Schwarzenberg sowie die Personenstandsunterlagen des gesamten Erzgebirgskreises ist die Dienststelle des Archivs in Aue-Bad Schlema, Wettiner Straße 61 zuständig, die historischen Bestände der Altkreise Annaberg, Mittlerer Erzgebirgskreis und Stollberg befinden sich in Jahnsdorf OT Pfaffenhain, Wilhermsdorfer Straße 47.
Nach Ausfüllen eines Benutzungsantrages erfolgt eine sachkundige Beratung durch die Mitarbeiter des Kreisarchivs über die relevanten Bestände und die dazu vorhandenen Findhilfsmittel. Der Benutzer stimmt mit seiner Unterschrift gleichzeitig einer Speicherung seiner personenbezogenen Daten und seines Arbeitsthemas zu. Der ausgefüllte Benutzerantrag muss folgende Angaben enthalten:
die komplette Wohnanschrift
Thematik und Zweck der Archivbenutzung
Unterschrift des Antragstellers.
Das Archivpersonal erteilt Auskünfte zur Quellenlage und zur Benutzbarkeit des Archivs und seiner Bestände. Die Mitarbeiter beraten Benutzer vor der Einsichtnahme in das Archivgut.
Die Anforderung von Archivgut erfolgt einzeln auf Bestellzetteln, wobei eine Archivalienbestellung für den nächsten Benutzertermin im Vorab erfolgen sollte.
Die Einsichtnahme in die Archivalien erfolgt unter Aufsicht im Kreisarchiv. Das vorgelegte Archivgut ist mit äußerster Sorgfalt zu behandeln und nach Beendigung der Recherche wieder in ordnungsgemäßem Zustand zurück zu geben.
Der Benutzer ist berechtigt, Aufzeichnungen aus dem vorgelegten Archivgut anzufertigen und sofern erforderlich und möglich, kann auch die Anfertigung von Kopien in Auftrag gegeben werden.
Schutzfristen
Wie in § 10 des Sächsischen Archivgesetzes (SächsArchivG) vom 17.05.1993, zuletzt geändert durch Gesetz am 26.04.2018 geregelt, kann Archivgut allgemeinen oder besonderen Schutzfristen unter-liegen und ist daher möglicherweise nur eingeschränkt benutzbar.
Wollen Sie solches Archivgut einsehen, stellen Sie bitte einen Antrag auf Schutzfristenverkürzung!
Es gibt folgende Schutzfristen nach § 10 Absatz 1 SächsArchivG:
1. eine allgemeine Schutzfrist von 30 Jahren nach Entstehung der Unterlagen
2. eine Frist von 60 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen (z.B. Berufsgeheimnis, besonderes Amtsgeheimnis usw.)
3. eine Schutzfrist von 10 Jahren nach dem Tod, 100 Jahren nach der Geburt, 60Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder Geburt noch Tod feststellbar ist
für personenbezogenes Archivgut (Archivgut, dass sich seiner Zweckbestimmung oder wesentlichem Inhalt nach auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht). Diese Fristen gelten nicht für die Nutzung durch die Betroffenen selbst.
Alle drei Arten der Schutzfristen können im Einzelfall verkürzt werden und bedürfen einer schriftlichen Antragstellung. Senden Sie daher bitte den
Antrag auf Schutzfristenverkürzung
vollständig ausgefüllt an das Kreisarchiv Erzgebirgskreis (per Mail an archiv@kreis-erz.de oder per Post an Landratsamt Erzgebirgskreis, Referat Liegenschaften und Zentralen Dienste, Sachgebiet Kreisarchiv, Paulus-Jenisius-Straße 24, 09456 Annaberg-Buchholz). Der Antrag kann auch vor Ort im Kreisarchiv ausgefüllt werden. Sie erhalten nach Bearbeitung einen schriftlichen Bescheid, welcher für die Dauer Ihres Vorhabens gilt.
Hinweis:
Punkt 1 und 2 gelten nicht für:
- Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren
- Archivgut aus der Zeit vom 08.05.1945 bis 02.10.1990
Punkt 3 gilt nicht für:
Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter und absolute Personen der Zeitgeschichte, sofern nicht ihr schutzwürdiger privater Bereich betroffen ist. Entsprechendes gilt auch für Mitarbeiter der in § 4 Abs. 2 Satz 2 Sächs ArchivG genannten Stellen.
Öffentlichkeitsarbeit
Mit der Öffentlichkeitsarbeit stellt das Kreisarchiv des Erzgebirgskreises die eigene Arbeit und das verwahrte Archivgut einem breiten Publikum vor. Das Kreisarchiv unterstützt somit die Verbreitung der Geschichte des Landkreises und wirbt für die Nutzung seiner Bestände.
Zum Angebot der Öffentlichkeitsarbeit gehören neben dem allgemeinen Bereitstellen von Informationen und Daten im Internet auch eigene Ausstellungen, Archivführungen und Vorträge wie z.B. die jährlich organisierte Ortschronistentagung und die historische Bildungsarbeit an den Schulen des Landkreises.
Zusätzlich beteiligt sich das Kreisarchiv mit Leihgaben für Ausstellungen an Museen und anderen Ausstellungsträgern.