Digitalisierung der Namensverzeichnisse zu den Personenstandsregistern


Ein Projekt im Rahmen des Förderprogrammes „WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von Neustart Kultur“

Im Jahr 2018 wurde mit der Übernahme der zu Archivgut gewordenen Unterlagen aus den Standesämtern des Erzgebirgskreises in das historische Archiv am Standort Aue-Bad Schlema, Wettinerstraße 61 begonnen.

110 Jahre nach Geburt, 80 Jahre nach Eheschließung und 30 Jahre nach dem Sterbefall endet im Standesamt die Fortführungsfrist und die Abgabe an das Archiv kann erfolgen. Mittlerweile umfasst der Bestand rund 350 laufende Meter Geburten-, Eheschließungs- und Sterberegister sowie die dazugehörigen Sammelakten. Mit fast 12.000 Akten ist das ein sehr großer Bestand, der rege von Ahnenforschern, Erbenermittlern, Gerichten und vielen anderen genutzt wird.    

Zum Großteil konnten die Namensverzeichnisse zu den jeweiligen Geburts-, Ehe- und Sterberegistern übernommen werden. Sie sind die meistbenutzen Unterlagen in diesem Bestand und bieten eine schnellere Recherche nach Registereinträgen.

Die Verzeichnisse sind ausschließlich in Papierform vorhanden. Durch die häufige Benutzung waren sie schon teilweise bei der Übernahme ins Archiv stark angegriffen, so dass neben der Restaurierung auch über eine Digitalisierung dieser speziellen Aktengruppe nachgedacht wurde.

Mit dem Förderprogramm „WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von Neustart Kultur“ bot sich für das Kreisarchiv die Chance, dieses Projekt in Angriff zu nehmen. Der Deutsche Bibliotheksverband (dbv) unterstützt mit diesem Programm Bibliotheken und Archive bei ihrer digitalen Weiterentwicklung. Es ist Teil des Rettungs- und Zukunftsprogramms NEUSTART KULTUR der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) und fördert Maßnahmen zur Schaffung und Ausbau von nachhaltigen digitalen Angeboten in öffentlich zugänglichen Bibliotheken und Archiven, mit dem Ziel, ein vielfältiges Angebot breit und zeitgemäß zugänglich zu machen – unabhängig von der physischen Öffnung der Einrichtung.
Mit der Einreichung der Unterlagen Ende Januar 2021 und der Zusage im Juli 2021 konnte mit einer finanziellen Eigenbeteiligung von 10 % das Projekt starten. Die beauftragte Firma MIK-Center GmbH in Erfurt fertigte insgesamt 37390 Scans an, die mit einem Lesezeichen für die Buchstaben A-Z zur schnellen Recherche versehen wurden.
Die Benutzer haben nun die Möglichkeit, einen eventuell vorhandenen Registereintrag selbst schon im Vorfeld zu ermitteln, um dann unter Angabe der Registernummer den eigentlichen Eintrag abfordern zu können. Die Originalakten werden geschont und für die Archivmitarbeiter ist ein schneller digitaler Zugriff von allen unseren Dienststellen aus möglich.  

Die Einstellung der Digitalisate wird demnächst beginnen, versehen mit dem Hinweis auf nicht vorhandene Namensregister, auf andere Ansprechpartner sowie der Beachtung datenschutzrechtlicher Belange in Bezug auf Randvermerke in den Registern.