Digitalisierung der Namensverzeichnisse zu den Personenstandsregistern

Ein Projekt im Rahmen des Förderprogrammes „WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von Neustart Kultur“

Im Jahr 2018 wurde mit der Übernahme der zu Archivgut gewordenen Unterlagen aus den Standesämtern des Erzgebirgskreises in das historische Archiv am Standort Aue-Bad Schlema, Wettinerstraße 61 begonnen.

110 Jahre nach Geburt, 80 Jahre nach Eheschließung und 30 Jahre nach dem Sterbefall endet im Standesamt die Fortführungsfrist und die Abgabe an das Archiv kann erfolgen. Mittlerweile umfasst der Bestand rund 350 laufende Meter Geburten-, Eheschließungs- und Sterberegister sowie die dazugehörigen Sammelakten. Mit fast 12.000 Akten ist das ein sehr großer Bestand, der rege von Ahnenforschern, Erbenermittlern, Gerichten und vielen anderen genutzt wird.    

Zum Großteil konnten die Namensverzeichnisse zu den jeweiligen Geburts-, Ehe- und Sterberegistern übernommen werden. Sie sind die meistbenutzen Unterlagen in diesem Bestand und bieten eine schnellere Recherche nach Registereinträgen.

Die Verzeichnisse sind ausschließlich in Papierform vorhanden. Durch die häufige Benutzung waren sie schon teilweise bei der Übernahme ins Archiv stark angegriffen, so dass neben der Restaurierung auch über eine Digitalisierung dieser speziellen Aktengruppe nachgedacht wurde.

Mit dem Förderprogramm „WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von Neustart Kultur“ bot sich für das Kreisarchiv die Chance, dieses Projekt in Angriff zu nehmen. Der Deutsche Bibliotheksverband (dbv) unterstützt mit diesem Programm Bibliotheken und Archive bei ihrer digitalen Weiterentwicklung. Es ist Teil des Rettungs- und Zukunftsprogramms NEUSTART KULTUR der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) und fördert Maßnahmen zur Schaffung und Ausbau von nachhaltigen digitalen Angeboten in öffentlich zugänglichen Bibliotheken und Archiven, mit dem Ziel, ein vielfältiges Angebot breit und zeitgemäß zugänglich zu machen – unabhängig von der physischen Öffnung der Einrichtung.
Mit der Einreichung der Unterlagen Ende Januar 2021 und der Zusage im Juli 2021 konnte mit einer finanziellen Eigenbeteiligung von 10 % das Projekt starten. Die beauftragte Firma MIK-Center GmbH in Erfurt fertigte insgesamt 37390 Scans an, die mit einem Lesezeichen für die Buchstaben A-Z zur schnellen Recherche versehen wurden.
Die Benutzer haben nun die Möglichkeit, einen eventuell vorhandenen Registereintrag selbst schon im Vorfeld zu ermitteln, um dann unter Angabe der Registernummer den eigentlichen Eintrag abfordern zu können. Die Originalakten werden geschont und für die Archivmitarbeiter ist ein schneller digitaler Zugriff von allen unseren Dienststellen aus möglich.

Hinweise zur Recherche in den digitalisierten Namensverzeichnissen:

- Im Kreisarchiv sind nicht alle standesamtlichen Unterlagen des Erzgebirgskreises vorhanden.Es kann Orte geben, bei denen die Fortführungsfrist des Namensverzeichnisses zum jeweiligen Register noch nicht abgelaufen ist und sich die Unterlage noch im Standesamt befindet. Es gibt aber auch Orte, die eigene Archive führen und demzufolge ihre historischen Unterlagen selbst verwahren. In ganz seltenen Fällen kann es vorkommen, dass die Namensverzeichnisse fehlen.

- Die Akten wurden so archiviert, wie sie ursprünglich entstanden sind. Auch wenn die Unterlagen heute durch Zusammenschluss von Standesämtern meistens von der größeren Stadt geführt werden, so sind die Altunterlagen in dem Ort zu suchen, in dem früher ein eigenes Standesamt vorhanden war. 

Beispiel: der Ort Bermsgrün hatte in den Jahren 1915-1960 ein eigenes Standesamt - später wurde alles von Schwarzenberg beurkundet. Für die Zuordnung von z.B. eingemeindeten Orten bietet sich eine Recherche im Historischen Ortsverzeichnis von Sachsen an, welches alle Siedlungen erfasst, die seit dem Mittelalter für das Gebiet des Freistaates Sachsen nachweisbar sind. HOV | Suchergebnisse (isgv.de)

- In kleineren Orten kann es vorkommen, dass ein Verzeichnis nicht nur für ein Jahr angelegt wurde, sondern über mehrere Jahre geführt wurde. Hier bitte die Übergänge zu anderen Jahren beachten.

- Buchstaben, die nicht innerhalb des digitalisierten Verzeichnisses erscheinen, sind auch nicht in der Originalakte enthalten.

Mit der entsprechenden Aktennummer (z. B. PstA 1234) der Registernummer, dem Jahr und dem Standesamt können Sie anschließend den eigentlichen Eintrag zur Geburt, zur Heirat bzw. zum Sterbefall per Post oder Email abfordern.

Die Übersicht unterliegt einer ständigen Ergänzung und Neueinstellung von Verzeichnissen. Sollten Sie nicht fündig werden, können Sie gern bei uns nachfragen. Wir teilen Ihnen mit, an welche Standesämter Sie sich wenden können bzw. welche weiteren Möglichkeiten zur Forschung bestehen.